政策法规
中华人民共和国国家标准
代替GB/T9705—88
文书档案案卷格式
The filing forms of administrative records
GB/T9705—2008
2008年11月13日
2009年5月1日实施
目 次
前言
3.1硬卷皮格式
3.1.1硬卷皮外形尺寸
3.1.2案卷封面项目
3.1.3封面项目的填写方法
3.1.4卷脊项目
3.2软卷皮格式
3.2.1软卷皮外形尺寸
3.2.2软卷皮封面项目
3.2.3软卷皮封二项目
3.2.4软卷皮封三项目
3.3卷盒格式
3.3.1卷盒外形尺寸
3.3.2卷盒封面和卷脊格式
3.4填写要求
4.1目录用纸幅面尺寸
4.2页边与文字区尺寸
4.3卷内文件目录项目
4.4卷内文件目录填写方法
5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸
5.2卷内备考表项目
5.3卷内备考表填写方法
6 .案卷各部分的排列格式
附录A（规范性附录）硬卷皮外形尺寸
附录B（规范性附录）硬卷皮封面项目
附录C（规范性附录）硬卷皮卷脊项目
附录D（规范性附录）软卷皮封面项目
附录E（规范性附录）软卷皮封二项目
附录F（规范性附录）卷盒格式
图F.1 卷盒外形尺寸
图F.2 卷盒打开形态
图F.3卷盒关闭形态
附录G（规范性附录）卷盒卷脊格式
附录H（规范性附录）卷内文件目录格式
附录I（规范性附录）档号章格式
附录J（规范性附录）卷内备考表格式
前 言
本标准从实施之日起代替GB/T 9705—1988。
本标准与GB/T 9705—1988相比主要变化如下：
——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1—2000进行了修改；
——增加了目次和前言；
——修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；
——增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目；
——调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。
本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局。
本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。
本标准于1988年9月5日首次发布。
文书档案案卷格式
本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。
本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
下列术语和定义适用于本标准。
2.1
文书档案 administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案。
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3.1硬卷皮格式
3.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用310mm×220mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。
本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3.1.2硬卷皮封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸见附录B。
3.1.3封面项目的填写方法
3.1.3.1全宗名称
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2类目名称
类目名&指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。
3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
3.1.3.8档号的编制
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
3.1.4卷脊项目
卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸见附录C。3.2软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
3.2.1软卷皮外形尺寸
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm的规格见附录D。
3.2.2软卷皮封面项目
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置见附录D。
3.2.3软卷皮封二项目
软卷皮封二项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录E。
软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。
3.2.4软卷皮封三项目
软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。
3.3卷盒规格
3.3.1卷盒外形尺寸
采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。
3.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××-××卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸见附录G。
3.4填写要求
填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整。
4.1目录用纸幅面尺寸
采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。
4.2页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H）
4.3卷内文件目录项目
包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H。
4.4卷内文件目录填写方法
4.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。
4.4.2文号：文件制发机关的发文字号。
4.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局” 。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表示。 联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“［等］”表示。
4.4.4题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加“[ ]”号。
4.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。
4.4.6页号：填写每件文件所首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。
4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处（见附录I）。
4.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸
均同卷内目录（见附录J）。
5.2卷内备考表项目
包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录J。
5.3卷内备考表填写方法
5.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立案后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
5.3.2立卷人：由责任立卷者签名。
5.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。
5.3.4立卷时间：立卷完成的日期。
6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。
6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：
软卷封面(含卷内文件目录)—文件—封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。